SIANG itu, pertengahan November 2018, saya diundang Badan Geologi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) untuk memberi masukan tentang penulisan laporan akhir tahun. Sudah beberapa kali saya diundang berbagai lembaga untuk menulis laporan seperti ini.
Tentu saja, hal pertama kali yang harus dipertanyakan dalam membuat laporan akhir tahun adalah: apa tujuan pelaporan itu, dan untuk siapa laporan itu dibuat?
Ada beberapa tujuan penulisan laporan akhir tahun. Untuk perusahaan terbuka, laporan keuangan dibuat untuk menggambarkan kondisi keuangan dan operasional perusahaan, dan ditujukan untuk pemilik saham (shareholder). Untuk lembaga nirlaba, laporan dibuat sebagai pertanggungjawabanpenggunaan dana publik, dan ujung-ujungnya laporan itu dimaksudkan untuk peningkatanpencarian dana (fundraising). Sedangkan bagi lembaga publik (pemerintahan atau negara), tujuan pelaporan adalah agar publik bisa membaca capaian prestasi lembaga tersebut.
Badan Geologi adalah lembaga publik. Hasil kegiatan mereka harus dilaporkan kepada masyarakat (stakeholder). Yang perlu jadi pertimbangan adalah bahwa masyarakat tidak semua paham bahasa teknis geologi. Di sinilah tantangan lembaga publik: menulis laporan yang bisa dicerna publik (all-audiences). Dalam bahasa Inggris, menulis dokumen untuk publik ini harus menggunakan plain language atau plain writing.
Plain writing sendiri sudah merupakan gerakan dunia yang tujuannya menghormati hak pubik untuk memahami permasalahan secara cepat. Bahkan di Amerika, Presiden Barrack Obama mengesahkan Plain Writing Act 2010 pada 13 Oktober 2010. Gerakan plain writing di sana sudah berumur seabad, dan formalisasinya dalam bentuk akta tersebut. Hal ini dipercepat oleh krisis ekonomi akibat krisis subprime morgate atau macetnya kredit real estate pada 2007-2010 yang menyebabkan resesi ekonomi AS 2007-2009.
Maka semua lembaga publik di Negeri Paman Sam itu harus menghindari bahasa ngalor ngidul, atau dalam bahasa mereka: gobbledyguk. Maka pemerintah federal membuat lembaga yang memastikan semua lembaga pemerintahan dan negara menggunakan dokumen plain language. Web plainlanguage.gov memberikan pedoman bagi lembaga-lembaga publik untuk menaati Plain Writing Act 2010. Tiap tahun pemerintah memberikan award bagi lembaga pemerintahan yang sudah mengikuti prinsip-prinsip ini.
Beruntung, Balai Geologi tidak ingin jadi Gobbledyguk. Mereka meminta saya mengarahkan pembuatan laporan akhir tahun dalam format bahasa ringan. Dalam forum itu diputuskan, bahwa laporan teknis hanya untuk konsumsi atasan, namun laporan kepada publik harus dalam bahasa datar. Kemudian diputuskan pula laporan akhir tahun mereka bukan tulisan kronologis peristiwa, akan tetapi hal capaian penting dan menarik. Memang, buku laporan akhir tahun bukan buku kaleidoskop, tapi buku capaian kerja dalam satu tahun.
Laporan itu ditulis dalam bahasa ringan, dengan menggunakan bahasa ringan. Selain itu, kombinasi grafik, dan foto menyebabkan laporan itu mudah dipahami dan ringan. Ada kaidah-kaidah desain media di dalamnya. Selain bahasa ringan, laporan itu harus nyaman secara desain. Kepada saya, Badan Geologi memberikan contoh laporan akhir tahun mereka. Bahasanya memang masih sangat teknis, dan kerapatan huruf dan baris kalimat sangat tinggi, membuat mata lelah. Buku laporanna sangat padat, tidak memberi ruang istrahat buat mata (white spacing). Selain itu, buku ini menganut right dan left alignment. Kesannya kaku dan formal. Padahal kecenderungan sekarang memberi ruang white spacing, dan hanya left alignment.
Hal-hal yang saya berikan kepada mereka adalah tentang teknik menulis ringan, dan menciptakan tulisan yang baik, yaitu tulisan yang mendesak (urgen), penting (important) dan menarik. Dalam mengungkap hal yang menarik, saya mengajak mereka untuk menuliskan pengalaman-pengalaman non teknis. Pengungkapan non teknis ini penting karena akan ada berita menarik dan unik yang bisa saja jadi kontennya. Di dalam training ini disinggung juga tentang pentingnya knowledge management. Prinsip knowledge management adalah bagaimana semua orang di lembaga merekam informasi yang tersembunyi tacit menjadi pengetahuan yang eksplisit.
Semoga laporan akhir tahun Badan Geologi bisa cepat rampung dan diterima publik.!
